Colloqui e ricevimenti online facili e sicuri con Google Calendar e Meet

Tradizionalmente questo è il periodo dell’anno in cui le scuole italiane di ogni ordine e grado sono impegnate nei colloqui con le famiglie dei propri studenti. Data l’emergenza epidemiologica...

Tradizionalmente questo è il periodo dell’anno in cui le scuole italiane di ogni ordine e grado sono impegnate nei colloqui con le famiglie dei propri studenti. Data l’emergenza epidemiologica ancora in corso, le scuole si stanno adoperando per utilizzare gli strumenti virtuali, già in uso per la didattica a distanza e la didattica digitale integrale.

Tra questi c’è sicuramente la piattaforma Google Workspace for Education (ex G Suite), la quale, per gli account scolastici, presenta una funzione che semplifica e supporta i docenti nell’organizzazione dei colloqui: è l’opzione “Spazi per appuntamenti” di Google Calendar.

“Spazi per appuntamenti” permette di impostare degli slot temporali sul proprio calendario Google scolastico, durante i quali i genitori possono prenotare un appuntamento. Gli appuntamenti sono visualizzati sia sul calendario del docente che sul calendario della persona che ha prenotato l’orario.

È possibile inserire i dettagli e scegliere il calendario in cui mostrare l’evento (magari scegliendo quello della classe di rifermento), selezionare la data e l’ora di inizio e di fine della tua disponibilità, anche assegnando minuti predefiniti a questo spazio. Lo spazio si può duplicare per altri calendari, nel caso in cui l’orario dei colloqui coincidesse per più classi.

Se il docente conosce l’indirizzo email dei genitori, può aggiungerli direttamente tra gli invitati al blocco di appuntamenti, cosicché ogni utente riceverà un’email ogni volta che qualcuno prenota un appuntamento. Oppure è possibile condividere con loro il link della pagina degli appuntamenti, magari inserendolo sul sito web della scuola o scrivendo un post con link sullo Stream di Classroom. Quando un genitore clicca sopra la pagina degli appuntamenti vede gli slot disponibili e gli slot prenotatili. 

 

 

Ogni qualvolta viene prenotato uno spazio, l’evento si aggiunge al calendario sia del genitore che del docente e ad esso viene associato un link di Google Meet, generato automaticamente, per svolgere la videochiamata.

In questo modo non si rischia di dare lo stesso codice di Meet a tutti i genitori e trovarsi qualche “intruso” durante un colloquio. Inoltre, il docente è proprietario della stanza di Meet, per cui ha accesso a tutti i controlli dell’organizzatore. Insomma, la privacy è garantita!

Nel caso in cui il coordinatore di classe voglia essere affiancato da uno o più colleghi oppure nell’eventualità partecipino tutti gli insegnanti di una classe ai colloqui, l’insegnante che crea gli “spazi per gli appuntamenti” (magari il coordinatore) deve provvedere ad invitare tutti i colleghi che desidera siano presenti, inserendoli come invitati.

Lo “spazio per appuntamenti” può essere utilizzabile, con lo stesso procedimento, anche per realizzare i ricevimenti online, l’unica differenza è il dover impostare la ripetizione dello spazio. Ad esempio, devo creare il mio spazio per appuntamenti ogni mercoledì dalle 11:00 alle 12:00, in un periodo di tempo che va dal 1 ottobre al 1 giugno 2020.

 

Se sei interessato ad approfondire l’argomento e scoprire come creare il tuo “Spazio per appuntamenti, passo-passo”, scopri il libro “Google Workspace for Education. la guida passo-passo per i nuovi dicenti digitali”  su https://gwelibro.gr8.com

 

 

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Mariassunta Telesca

Laureata in Filologia Moderna, Giornalista pubblicista, da sempre appassionata di innovazioni digitali. “Come la tecnologia può aiutare, supportare e migliorare il nostro lavoro quotidiano?” Questa è la domanda che si pone costantemente e che è alla base del suo lavoro.

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